Regardez sur la chaîne YouTube de Smead: des moyens faciles pour suivre les frais de voyage Remarque: les frais de repas et d`hébergement ne seront pas remboursés sans nuitée. Voir aussi les rapports de voyage et de dépenses-FAQ. Pour les dates de paiement exactes, vérifiez le calendrier de paie. Note importante pour les employeurs: lorsque vos employés utilisent ce rapport de frais de voyage, ils doivent également soumettre des copies des reçus ainsi que le rapport afin que vous puissiez conserver des registres adéquats à des fins fiscales. Une note comme «n`oubliez pas d`attacher des reçus» dans la feuille de calcul peut aider à servir de rappel. Notre modèle de formulaire de remboursement est idéal pour les remboursements généraux des dépenses des employés (pour les dépenses autres que les frais de voyage). Le journal de suivi du kilométrage professionnel vous permet de suivre le kilométrage quotidien pour la tenue des registres et les rapports. Le modèle de rapport de dépenses hebdomadaire fournit un moyen d`inclure plus de détails et plus de catégories de dépenses. Un rapport de frais de voyage est une façon organisée pour les entreprises et leurs employés de suivre et de déclarer leurs dépenses pour les voyages d`affaires.
Le rapport de dépenses est généralement un formulaire imprimé ou une feuille de calcul qui est remplie et conservée à des fins comptables et fiscales. Pour cette raison, il est particulièrement important de suivre toutes les dépenses qui sont déductibles d`impôt. Voyager pour le travail est quelque chose que beaucoup d`entre nous feront à un moment donné. Tout en voyageant pour le travail, il est particulièrement important de garder une trace de toutes les dépenses afin que vous puissiez tenir compte de vos dépenses et recevoir le remboursement approprié. Suivez ces directives simples pour rester au fait de vos dépenses en voyageant pour le travail: pour une solution rapide, au lieu de faire votre propre rapport de dépenses dans Excel ou Google Sheets, téléchargez et utilisez notre modèle de rapport de dépenses gratuit ci-dessous. Personnalisez-le facilement en ajoutant les informations de votre entreprise et d`autres détails, puis partagez-le avec vos employés. 2. Créez un fichier de voyage à utiliser tout en voyageant pour le travail, comme l`organisateur de voyage Smead. Etiqueter avec la date, le lieu et le but du voyage.
Parmi les frais de voyage déductibles d`impôt les plus courants, citons: les vols, la location de voitures, le kilométrage, les uber, l`hébergement, les repas, les conseils, le nettoyage à sec et la blanchisserie. (Voir IRS.gov pour une liste et une explication plus détaillées: https://www.irs.gov/taxtopics/tc511) Une fois l`enregistrement de votre rapport de dépenses terminé, vous pouvez suivre le statut de traitement dans le portail RH: les dépenses suivantes sont une liste partielle des articles qui ne sont pas remboursables, qu`ils aient ou non été encourus lors de la conduite affaires officielles: les reçus et tous les documents requis doivent être joints électroniquement: Si vous envisagez d`inclure l`économie de partage dans votre programme de voyage d`entreprise, notre article sur les avantages et les inconvénients des options de partage pour les voyages d`affaires peut être Utile. Avoir un redressement rapide pour le remboursement des frais de voyage. Tout comme vous voudriez que vos employés tournent dans leurs rapports de dépenses aussi rapidement que possible, vos employés aimeraient également voir leurs comptes bancaires remboursés aussitôt que nécessaire pour les fonds qu`ils ont dépensé voyageant à Bangkok pour séduire ce client super important dans votre entreprise bras affectueux (métaphorique). Ces conseils sont simples, mais fournissent une excellente méthode pour le suivi des dépenses tout en voyageant pour le travail. AVERTISSEMENT: l`information sur cette page est pour l`éducation générale et ne pas être utilisée comme conseil financier ou fiscal personnel. Si vous avez des questions sur les taxes ou les procédures de déclaration appropriées pour les frais de voyage, veuillez consulter un professionnel agréé. Pour plus de conseils sur l`incitation à vos employés à dépenser moins sur les voyages, consultez notre article sur la façon d`inciter les voyageurs et de renforcer la conformité des politiques! 3.
Conservez votre dossier de voyage dans votre mallette, votre étui d`ordinateur ou tout autre sac de déplacement.